19
- ספטמבר
2019
נכתב ע"י: admin
איך אפשר לשפר את מיומנויות ניהול הזמן שלנו?

בדר"כ כשמדברים על ניהול זמן מתכוונים לשאול איך אפשר להיות ממוקדים ולהספיק את כל מה שאנחנו צריכים ורוצים. אנחנו לא באמת רוצים לנהל את הזמן, אלא לנהל את עצמנו. זה מתייחס הן לחיינו הפרטיים והן לחיים המקצועיים שלנו.

בתרבות שלנו יש הרבה גירויים זוללי זמן שמפתים אותנו להקדיש להם זמן וזה בא על חשבון משימות חשובות שלא מתבצעות. כחלק מההסתגלות לקידמה והשינויים הטכנולוגיים (שתורמים לקושי שלנו בניהול הזמן), עלינו לאמץ הרגלים חדשים שיסייעו לנו.

 

מה עוזר לנו בניהול נכון של הזמן?

  1. תכנון –הקדישו זמן כדי להגדיר לעצמכם מה המטרות שלכם. לאחר מכן פרטו מה צריך לעשות כדי להשיג אותן וכמה זמן זה יקח לכם. אם לא נעמוד בזמנים, נלמד מזה לפעם הבאה שנצטרך לבצע את המשימה. בעסקים זה קריטי, כיוון שהערכה לא נכונה של משך ביצוע משימה תגרום להפסד כספי. לכן, לימדו מהניסיון.
  2. השתמשו בתזכורות בטלפון שיזכירו לכם דברים שצריך לעשות. זה ישחרר אתכם מהצורך להזכיר לעצמכם מה אתם צריכים לעשות ומהחשש שפיספסתם משהו.
  3. סגרו זמנים קבועים בשבוע או ביום למשימות חוזרות. לדוגמה, במקום לחזור לאנשים שמשאירים לנו הודעות בזמן שמוקדש למשימה אחרת, לרכז את כל הטלפונים בשעה ספציפית ביום. דוגמה לבעל עסק: לקבוע זמן בשבוע בו נכתוב ונשלח הצעות מחיר. יש הרבה בעלי עסקים שזו משימה שמאוד לא אהובה עליהם. ע"י ריכוז המשימה וקביעת הזמן יהיה קל יותר לעשות זאת וגם להיות יעילים, כי לעיתים קרובות ההצעות דומות מאוד.
  4. גלו מה הדברים שעוזרים לכם להיות רגועים וממוקדים (ספורט, שינה, מדיטציה, קריאה ועוד). אצלי זו הליכה של חצי שעה בפארק הירקון כל בוקר. ביום בו אני מדלגת על ההליכה אני פחות מרוכזת ופחות פרודוקטיבית. באופן אירוני זה קורה דוקא ביום בו יש לי הרבה מה לעשות ולכן אני חושבת שאם אוותר על ההליכה זה יחסוך בזמן.
  5. עשו פעילות גופנית. מחקרים רבים מצביעים על ההשפעה הטובה של פעילות גופנית על מצב הרוח, הרווחה הנפשית וההצלחה בעבודה.
  6. אל תפחדו משינויים –היו גמישים והסתגלו בקלות לדברים לא צפויים בסדר היום שלכם.
  7. שימרו על סדר בסביבת העבודה והמחיה שלכם. ראו בהמשך דוגמה לסדר בתיבת המייל.
  8. אמצו הרגלים שעוזרים לכם לחסוך בזמן. הדוגמה הכי בסיסית: לנהל בטלפון רשימת קניות ולהוסיף לה כל מצרך שאנחנו יודעים שיחסר לנו בעתיד הקרוב. כך נמנע הליכות מיותרות לסופרמרקט וגם נחסוך כסף, כי לעיתים קרובות אנחנו קונים דברים מיותרים בכל ביקור כזה בסופרמרקט.

 

מה מפריע לנו בניהול נכון של הזמן?

  1. לחץ – הן לחץ כמצב נפשי, שמונע מאיתנו להתרכז והן לחץ כמצב זמני שגורם לנו לקפוץ ממשימה למשימה ולא לסיים אף אחת מהן.
  2. לעבוד שעות רבות על חשבון פנאי ומנוחה. הן הגוף והן הנפש שלנו זקוקים להפסקות מנוחה, לאיוורור, למילוי המצברים. לכולנו יש דוגמאות למקרים בהם התמודדנו זמן רב עם בעיה ולא הצלחנו לפתור אותה. דוקא אחרי שהנחנו לה וחזרנו אחרי מנוחה או ביום אחר, הפתרון נמצא במהירות.
  3. אל תתעקשו לעשות הכל בעצמכם. בידקו איפה אתם יכולים לקבל עזרה ובקשו אותה.

 

איך סדר ואימוץ הרגלים נכונים יכולים לעזור לנו?

אני מסתכלת לפעמים על אנשים שיש להם אלפי מיילים באינבוקס, חלקם לא נקראו, חלקם מיילים חשובים שמתפספסים. כשזה קורה הם אומרים: אם למישהו יש משהו חשוב, הוא יתקשר אלי. זו טעות. לא היה עדיף לכם להקדיש 10 שניות לקראת מייל בזמן שמתאים לכם במקום לבזבז 5 דקות (במקרה הטוב) על שיחת טלפון לא הכרחית שמוציאה אתכם מהריכוז והעשייה השוטפת? תרוויחו מזה פעמיים – תהיו יעילים יותר ואנשים יעריכו את העובדה שהגבתם והתייחסתם אליהם.

שוב ושוב אני נתקלת במבטים נדהמים כשחברים לעבודה מסתכלים על האינבוקס שלי ורואים שיש שם רק כמה אימיילים ספורים. זה לא כל כך מורכב ולא דורש שום דבר מיוחד.

איך שומרים על סדר בתיבת המייל?

הדבר הראשון הוא לנקות את התיבה. לעבור על כל המיילים ו:

  • למחוק מה שלא רלוונטי
  • לטפל במיילים שדורשים טיפול
  • לתייק כל מייל שצריך לשמור בפולדרים לפי נושאים.

בתיבה צריכים להישאר רק מיילים שעדיין לא סיימנו לטפל בהם.

נכון, הסדר הראשוני הזה לוקח זמן, אבל מכאן והלאה נדרש מאמץ קטן בלבד כדי לשמור על התיבה מסודרת ומטופלת. נצלו לטיפול במיילים זמנים בהם אתם בין משימות או זקוקים למנוחה ממטלה בה אתם עוסקים.

באופן דומה ניתן לנהל את ההודעות שאנחנו מקבלים בוואטסאפ, מסנג'ר וכו'.

 

לסיכום: הזמן הוא המשאב היקר ביותר שיש לנו. בואו נשתמש בו בתבונה.