17
- יולי
2020
נכתב ע"י: admin
ניהול זמן – שיטות למעקב אחריו

תקציר למי שאין כוח/זמן לקרוא הכל:

חושבים שיש לכם בעיה של ניהול זמן ומחפשים טיפים להתנהלות נכונה יותר ושיטות למעקב אחר ניהול זמן?

הדבר הראשון שצריך לברר הוא איפה הבעיה נמצאת. כדי לקבל תשובה צריך לעקוב במשך שבועיים-שלושה אחר ניצול הזמן שלכם. לרשום כל פעילות במשך היום – מתי התחילה וכמה זמן היא נמשכה.

המעקב הזה יתן המון מידע חשוב, שיאפשר בשלב הבא לנתח אותו ולאתר את נקודות התורפה שגורמות לכם להיות פחות יעילים.

עד כאן התקציר.

 

מי רוצה להכיר שיטות למעקב אחר ניהול זמן

 

אם אתם רוצים לשפר את מיומנויות ניהול הזמן שלכם, כדאי להתחיל מלמידה ואיסוף מידע – לעקוב אחר הפעילויות שלכם לאורך כל יום, כדי שיהיה לכם מידע מדויק על מה שבאמת אתם מספיקים ועושים במהלך היום.

את המעקב הזה אפשר לעשות במשך שבועות ספורים או לאורך זמן, זה תלוי בצרכים שלכם.

מלבד שיפור מיומנויות הזמן, המעקב אחר שעות העבודה שלכם חשוב במקרה שאתם עצמאים או בעלי עסקים  שעובדים במודל של חיוב לפי שעות. תוכלו לנהל רישום מסודר ולהגיש ללקוחות דוחות מפורטים, כדי שידעו מה עשיתם בזמן עליו אתם מחייבים אותם. בצורה כזו תרוויחו פעמיים – גם שירות טוב יותר ללקוחות ושקיפות מלאה וגם כלי שיעזור לכם להגדיל את מספר השעות הרווחיות שלכם.

 

כשעבדתי בחברת פיתוח תוכנה הרוב המוחלט של העבודה היה בצורה של פרוייקטים שהלקוחות חויבו בהם לפי שעות. עבדנו עם כלי ניהול פרויקטים בצוות שאיפשרו גם מעקב אחר שעות. במקרה של עצמאים עם עסק קטן ואפילו בינוני, כלים כאלו מורכבים מדי ולא נחוצים ואפשר להשתמש בכלי מעקב זמן פשוטים וידידותיים יותר.

 

אפליקציות מעקב לניהול זמן

יש מספר אפליקציות שמאפשרות לכם לעקוב אחר מה שאתם עושים בכל שעה ביום. אפשר גם להגדיר שם פרוייקטים ותיוגים שונים. בין האפליקציות אפשר למצוא את:

Toggl.com

getharvest.com

everhour.com

timeneye.com

clockify.me

memory.ai/timely

 

החיסרון של האפליקציות הוא שהממשק של כולן באנגלית, אף שאת הטקסטים שלכם אפשר לכתוב, כמובן, בעברית.

בחלק גדול מהאפליקציות אפשר להשתמש בצורה בסיסית ללא תשלום ולהתנסות באפליקציה לתקופת ניסיון של חודש. גם הגירסאות בתשלום גמישות ומאפשרות תוכניות בעלות חודשית לא גבוהה.

 

ואחרי שסיפרתי על האפליקציות בהן תוכלו להיעזר, חשוב לי להדגיש: לא חייבים להתקין אפליקציות. אם מה שעובד עבורכם הכי טוב זה קובץ אקסל, טבלת גוגל או אפילו רישום ידני – לכו על זה. העיקר שתבצעו את המעקב הזה ותדייקו בלי להחליק פינות. תופתעו כמה מידע חדש תגלו כתוצאה מהמעקב הזה. ברוב המקרים, תגלו שהשעות היצרניות שלכם בפועל, הרבה יותר מעטות ממה שחשבתם.

 

ניתוח המידע

בשלב הבא  צריך לבדוק מה עשיתם בזמן שלא היה פרודוקטיבי.

האם אתם מרגישים שמה שאתם עושים במשך היום מקדם אתכם ואת המטרות שלכם? בידקו כל פעילות לא רווחית ושאלו את עצמכם את השאלה הזו. אם התשובה שלילית, התחילו באימוץ הרגלים טובים יותר.

אם אתם מגלים שאתם מבזבזים יותר מדי זמן בגלילה חסרת תועלת ברשתות חברתיות, השתמשו בכלי שפייסבוק ואינסטגרם נותנים, המאפשר מעקב והגבלת הזמן שאתם מבלים בפייסבוק. האופציה הזו קיימת רק באפליקציה ולא בדסקטופ. נכנסים להגדרות, בוחרים ב"הגדרות ופרטיות" ומוצאים שם את "הזמן שלך בפייסבוק". מלבד המידע על הזמן שאתם מבלים בפייסבוק תוכלו למצוא שם עוד אפשרויות, כמו הגדרה של כמה זמן ביום מותר לכם להיות בפייסבוק. כשתגידו למכסת הזמן היומית, תקבלו התראה מפייסבוק.

בנוסף לכלי הזה של פייסבוק ואינסטגרם, יש גם אפליקציות חיצוניות שניתן להתקין ויעזרו להילחם בהתמכרות לאפליקציות בטלפון. אחת מהן היא AntiSocial. אפליקציה חביבה שמאפשרת מעקב אחר הזמן שאתם מבלים בכל אפליקציה, אפשרות לקבוע מכסת זמן יומית, אפשרות לחסום לגמרי שימוש באפליקציות ועוד.

 

מה עובד לכם? יש עוד כלים שניסיתם ויכולים להמליץ עליהם?