ניהול זמן – גידור משימות וטיפ הזהב
25
- נובמבר
2020
Posted By : admin
ניהול זמן – גידור משימות וטיפ הזהב

חלק גדול מהפגישות שלי עם לקוחות מוקדש לנושא של ניהול זמן. אנחנו מכינים לו"ז לימים הבאים וקובעים עדיפויות ונראה שהכל ברור וידוע. אבל כשאני בודקת מה קרה עם זה כמה ימים אחר כך, מתברר שנשארו משימות שהוגדרו בעדיפות ובכל זאת לא טופלו. מוכר לכם?

למה זה קורה?

במרבית המקרים מדובר במשימות שאנחנו לא רוצים לעשות. שיחות לא נעימות עם לקוחות, הוצאת חשבוניות, רישום של הוצאות בעסק, התקשרות עם ספק שיש איתו בעיות וכו'.

לא משנה במה אתם עוסקים, תמיד יהיה חלק מהזמן בו אתם צריכים לעשות דברים שלא בשבילם הקמתם את העסק. גם אם התוצאה של הדברים תהיה טובה, כמו תחילת פרויקט גדול שחלמתם עליו, לעיתים קרובות הצעד הראשון קשה לנו.

 

איך מתגברים על הקושי של ניהול זמן ומטפלים במשימות האלו?

הסיבה שזה קורה היא שיש המון שיטות לניהול זמן וכל אחד צריך למצוא מה שעובד עבורו הכי טוב. התפקיד שלי הוא להציג את האפשרויות, לבדוק עם הלקוחה מה עובד יותר טוב ומה פחות ולהגיע למצב בו יש ניצול זמן אופטימלי.

אחת השיטות שמוכיחות עצמן שוב ושוב היא שיטת הגידור

למה הכוונה?

בשיטה זו אנחנו מגדרים את עצמנו ולא מאפשרים לנו להתחמק מביצוע המשימה. הנה כמה דוגמאות:

  • צריכים לעשות שיחה לא נעימה עם לקוח ובכל פעם מוצאים תירוץ למה לא להרים עכשיו את הטלפון ולהתקשר? צרו מצב בו לא תוכלו להתחמק מהשיחה – שילחו הודעה ללקוח בה תבקשו לקבוע שיחה. הצעד הזה הרבה יותר קל מביצוע השיחה עכשיו, אבל הוא יוצר מצב של אין ברירה עבורנו, כי הלקוח כבר יודע שאנחנו רוצים לדבר איתו.
  • יש פרויקט גדול שאתם דוחים שוב ושוב את תחילת הביצוע שלו? בחרו משימה קטנה אחת שתוכלו לבצע בקלות. בפרויקטים גדולים אנחנו נבהלים מכמות העבודה ולא מתחילים אותם, אבל ברגע שמצליחים לבודד מתוך הפרויקט משימות קטנות, הרבה יותר קל לטפל בהן. ומרגע שמתחילים ועושים את הצעד הראשון, ההמשך כבר נעשה באופן טבעי יותר.
  • אתם צריכים לטפל בהנה"ח ודוחים את זה שוב ושוב – צרו לעצכם דד ליין בצורת התחייבות למישהו אחר: רו"ח, מנה"ח או אפילו בן/בת זוג, חברה או קולגה. כשיש לנו מחויבות חיצונית, קשה לנו יותר להתחמק מביצוע מטלה.

טיפ הזהב של צ'ט הולמס – לא לפגוע בריכוז

צ'ט הולמס כתב ספר בשם "מכונת המכירות האולטימטיבית" בו הוא מדבר הרבה על התמקדות בתחומים החיוניים שעושים את ההבדל הגדול ביותר בעסק ונותנים את התוצאות הטובות ביותר. זה דומה מאוד לשיטת ה- 80/20, שידועה גם כעיקרון הפארטו. הזכרתי את השיטה הזו בכמה פוסטים שלי.

הולמס מציע להימנע מראש מטיפול במשהו שאין לנו זמן לטפל בו. לדוגמה, אם אנחנו מרוכזים כרגע בנושא מסוים ונעצור מה שעשינו כדי לקרוא מייל שהגיע עכשיו, נפגע בריכוז ובפרודוקטיביות שלנו. רצף הפעולות של פתיחת המייל, קריאה, הבנה שלא נטפל בזה עכשיו וחזרה למשימה המקורית מבזבז לנו רבע שעה. באופן מצטבר, אנחנו מבזבזי ככה 97 שעות בכל שנה. אל תפתחו מייל אם אין לכם זמן לטפל בו.

העיצה של הולמס היא לגשת כל פעם לביצוע משימה אחת ולא לעבור לדבר אחר עד שנסיים אותה במלואה.

 

עוד שיטות מנצחות לניהול זמן מיטבי בבלוג שלי.