מעקב אחר הוצאות והכנסות בעסק
13
- דצמבר
2020
Posted By : ihelp
מעקב אחר הוצאות והכנסות בעסק

מה היו ההכנסות וההוצאות שלכם בשנת 2020?

רוב העצמאים שאני מכירה יתקשו לענות על השאלה הזו. החלק של ההכנסות קל יותר, אבל מה עם ההוצאות? האם יש לכם מעקב אחר ההוצאות וההכנסות או שאתם פשוט דוחפים קבלות לשקית ומעבירים הכל לרואה החשבון?

רבים טועים ומביטים רק על סיכום ההכנסות ועל סמך המספר הזה עושים החלטות בעסק. קל מאוד להגיע באופן כזה למצב של עסק שמפסיד כספים מדי חודש. לכל עסק יש הרבה הוצאות, לא כולן ברורות, חלקן שנתיות, חלק מוכר לצרכי מס וחלק לא. הרבה פעמים יש מספר גדול של הוצאות לא גדולות שמצטברות לסכום גדול שפוגע בשורת הרווח של העסק.

כשעסק לא מרוויח מספיק, הנטיה היא לרוץ מהר ולחפש מישהו שיעזור לנו לשווק אותו, להריץ קמפיין של פרסום ממומן או להכין חומרים שיווקיים, שלא ברור אם יש בהם תועלת או לא.

הצעתי לכם: לפני שאתם עושים את כל הדברים האלו, בידקו את ההוצאות, צמצמו בהוצאות מיותרות או לא חיוניות והעיקר – אפשרו לעצמכם לראות את כל התמונה בטבלה אחת פשוטה.

איך עושים מעקב אחר הוצאות?

הדרך המועדפת עלי כעצמאית היא לעשות הכל בעצמי. אני לא נעזרת ברואה חשבון ברמה חודשית, אלא נעזרת בו לצורך הגשת הדוח השנתי בלבד. מכיוון שאת החשבוניות אני מפיקה ממערכת "חשבונית ירוקה", שידרגתי את המנוי ואני מנהלת במערכת גם את ההוצאות. כל חשבונית שאני מקבלת מוזנת מיד למערכת וכך יש לי תמונה בכל נקודת זמן על מצב ההכנסות מול ההוצאות.

 

אני יודעת שלא לכולם זה מתאים ויש מי שמעדיף להסיר ממנו את האחריות הזו ולתת למישהו אחר לטפל בהנה"ח בעסק. במקרה כזה תוכלו להיעזר בטבלת אקסל פשוטה שבה יש שורה לכל סוג הוצאה. לא חייבים לפרט כל קבלה וניתן להזין את הסך הכל השנתי לכל שורה. העיקר שלא תוותרו על שום הוצאה.

כשאני עושה את זה עם לקוחות, אני רואה מהר מאוד את המבט המופתע על הפנים. ההוצאות תמיד גדולות יותר ממה שחושבים ומתגלים כל מיני סעיפי הוצאה ששכחנו מהם.

 

לא אוהבים לעבוד עם אקסל? יש מספיק אפליקציות לניהול הכנסות והוצאות בבית, שאפשר להשתמש בהן גם לעסק קטן.