16
- יולי
2020
נכתב ע"י: admin
טיפים להגדלת הפרודוקטיביות

יש לי מספר לקוחות שעיקר העבודה שלי איתם היא בנושאים של מיקוד בעבודה, התייעלות ופרודוקטיביות. אנחנו קובעים שיחה פעם בשבוע-שבועיים, עוברים על המשימות, מתעדפים פרוייקטים, מתכננים את חלוקת הזמן בימים הקרובים, בודקים איפה אפשר להשתפר, מוודאים שהתימחור נכון ומה צריך לעשות כדי להגדיל את ההספק ואת הרווחים.

ההשפעה של השיטה הזו ניכרת בתוצאות. עצם האפשרות לעצור פעם בכמה ימים, להביט על הכל מלמעלה, לראות את כל התמונה, לקבוע מה צריך לעשות ומתי ולקבל ממני כלים ישומיים שמבטיחים שתעמדו בתכנון – עושה את כל ההבדל.

השירות הזה מתאים במיוחד ללקוחות שיש להם סוגים שונים של משימות או עבודה בפרוייקטים והם רוצים לשפר ולייעל את ההתנהלות השוטפת שלהם. הוא מתאים מאוד גם לעצמאים בתחילת דרכם שזקוקים ליד מכוונת ועזרה בהקמת התשתית לעסק ותכנון של העבודה.

 

כמה טיפים להגדלת הפרודוקטיביות שעוזרים בניהול הזמן ובהפקת המירב משבוע העבודה:

 

1. עיקרון הפארטו

או כפי שהוא גם ידוע, כלל ה- 80/20. לפי עיקרון זה 80% מהתוצאות מגיעות מכ- 20% מהפעילות.

במבט ראשון זה נראה מוזר, אבל אם תבדקו את ניצול הזמן שלכם (יש אפליקציות שיעזרו לכם בזה) תגלו שאכן רוב ההכנסות שלכם מתקבלות ממאמץ שלא דורש יותר מ- 20% מהזמן שלכם. מה שעליכם לעשות הוא לזהות את קומץ המשימות שמביאות לרוב התוצאות ולהתמקד בהן.

בשיטה הזו יתגלו מהר מאוד השירותים, המוצרים או הלקוחות שעדיף לכם לוותר עליהם, כיוון שהם לא רווחיים, גוזלים הרבה זמן ופוגעים בפרודוקטיביות שלכם.

2 תכנון מראש

של היום, השבוע ואפילו החודש – אחד הקשיים שאני נתקלת בהם בעבודה על נושא ניהול הזמן הוא התכנון. לרובנו שיש רשימה של דברים שצריך לעבוד עליהם, אבל זה לא מספיק.

חוסר תכנון גורם לכך שבכל פעם שניגש לעבודה, נבחר במשימה שנראית לנו באותו רגע הכי דחופה או המשימה שנראה לנו באותו רגע שכדאי לטפל בה, בעוד שזה לא סדר העדיפויות הנכון.

כאשר אנחנו מביטים מראש בתחילת השבוע על כל המשימות שלנו ומשבצים אותן ביומן, אנחנו יכולים להבטיח שלא נפספס כלום ושגם המשימות הדחופות וגם החשובות יקבלו מענה.

אם מה שמטריד אתכם הוא שאתם לא יכולים לדעת בתחילת השבוע מה הן כל המשימות או שיש אצלכם הרבה משימות לא צפויות ודרישות משתנות במהלך השבוע, אל דאגה. במקרה כזה כדאי להשאיר ביומן סלוטים פנויים שיאפשרו לתת מענה למקרים כאלו, כולל הגדרה של מה תעשו אם הסלוט ישאר פנוי.

יתרון נוסף של השיטה הזו הוא שהיא מאפשרת לכם להגדיר מראש זמנים בהם תתנו מענה ללקוחות, תטפלו במיילים והודעות ותעשו שיחות מכירה. כך, בזמן שמוקדש לפרויקט מסוים לא תופרעו ע"י טלפונים והודעות, אלא תהיו מרוכזים כל כולכם בפרוייקט הזה.

3 לפרוט כל פרוייקט למשימות קטנות ככל שניתן

אחת הסיבות שאנחנו מתקשים להתחיל עבודה, היא שהפרוייקט נראה לנו גדול מדי ואנחנו לא יודעים איפה להתחיל או חושבים שצריך לפנות לו יום שלם. פירוק הפרוייקט למשימות ותת-משימות קטנות ככל שניתן, מרגיע אותנו ומראה לנו שזה אפשרי, גם אם יש לנו חלון זמן קטן יחסית.

הפירוק הזה מאפשר להתחיל לעבוד על משימות קטנות, לסמן וי על מה שבוצע ולהרגיש את ההתקדמות, מה שמעודד אותנו להמשיך ולטפל בעוד משימות.

 

מזהים אצלכם את הבעיות שתיארתי, רוצים עוד טיפים להגדלת הפרודוקטיביות, ספרו לי.  במספר פגישות תוכלו לשנות את כל ההתנהלות שלכם בעסק ולהגדיל את הריווחיות.