13
- ספטמבר
2020
נכתב ע"י: admin
הסכם התקשרות עם לקוח

לפני יותר מעשור, בהיותי עצמאית טרייה וחסרת ניסיון, הגיע אלי לקוח שביקש לשדרג את האתר שלו, עם מה שהוא הגדיר כ"כמה תיקונים קטנים". הוא פירט בשיחת טלפון מה השינויים שהוא רוצה לעשות ואני נתתי הצעת מחיר. מכיוון שהיה מדובר בעבודה קטנה, לא חשבתי שיש צורך בהסכם התקשרות כתוב. היה לנו חבר משותף והוא נשמע מאוד נחמד בטלפון. מה כבר יכול להשתבש?

 

ועל זה אמרה ג'וליה רוברטס בסרט "אישה יפה": Big mistake! Big! Huge!

 

התיקונים הקטנים הפכו לרצף בקשות, שהיו הרחבה של הדרישה הראשונית. הלקוח היה בטוח שזה כלול במחיר ולא הבין שמדובר בהכפלה של נפח העבודה. בנוסף לזה, לא קבעתי מראש מה יהיו תנאי התשלום וכשהגיע זמן התשלום הוא הסביר שהם "משלמים לכל הספקים שוטף+60".

עד שקיבלתי תשלום על העבודה, הספקתי להתחרט כבר כמה פעמים על כך שהסתפקתי בסיכום טלפוני.

 

אבל מטעויות לומדים וזו היתה הפעם האחרונה שהתחלתי לעבוד עם לקוח ללא הצעת מחיר מסודרת, או לפחות סיכום בכתב של תכולת העבודה, מועדי אספקה ותנאי התשלום.

 

מתי צריך הסכם התקשרות עם לקוח?

הסכם התקשרות עם לקוח חיוני בכל מקרה של מתן שירות. הוא נכון יותר עבור שני הצדדים, מונע חילוקי דעות (שברוב המקרים קורים בגלל הבנה מוטעית או זיכרון שלא נצמד לעובדות)  ומהווה מצע לשיתוף פעולה פורה בין הלקוח לבעל העסק.

 

בהתקשרות לטווח ארוך אל תוותרו על הצעת מחיר וחתימת הסכם והתחייבות לתנאים, גם אם הלקוח אומר שהוא מאמין לכם וש"נסתדר". כאשר מדובר בעבודה בהיקף קטן ואינכם רואים צורך בהסכם, וודאו בשיחת טלפון שהלקוח מסכים לתנאים ושילחו סיכום של השיחה במייל.

 

מה הם הפרטים שיש לכלול בהסכם התקשרות?

פירוט של תכולת העבודה והתוצר הסופי – אל תפחדו לרדת לפרטים. ככל שתהיו מדויקים וברורים יותר, כך ימנעו יותר חילוקי דעות ואי הבנות.

לוחות זמנים ומועדי אספקה – אם מדובר בפרויקט גדול פרטו את המועדים בהם יבוצעו השלבים השונים של הפרוייקט.

מחיר ותנאי תשלום – פרטו מתי יבוצע כל תשלום, באיזה מטבע (במיוחד בעסקאות עם חו"ל), האם המחיר מצויין כולל מע"מ וכו'.

תנאים ואפשרויות לביטול העסקהכשהקורונה פרצה לחיינו, עצמאים רבים שהציעו קורסים וסדנאות התמודדו עם הבעיה הזו והצטערו שאין להם מדיניות ברורה ומוסכמת של תנאי ביטול.

הגבלות שקשורות בזכויות יוצרים, שימוש פרטי ולא מסחרי, שמירה על סודיות.

תקופת התקשרות ואחריות, במידה וזה רלוונטי.

 

ולסיכום, גם אם נדמה לכם שהלקוח הבין בדיוק מה הצעתם בשיחת המכירה, אל תוותרו על סיכום כתוב. לא תצטערו על כך.