23
- יולי
2020
נכתב ע"י: admin
הגעת ליעד – תיבת המייל שלך ריקה

אני אלרגית לתיבות מייל שיש בהן מאות ואלפי מיילים. המראה הזה מעורר בי רצון עז לפשוט על התיבה, לעבור על המיילים אחד אחד, למחוק מה שלא רלוונטי ולטפל במה שכן. גם אם זו לא התיבה שלי… 😊

זה נראה לכם כמו משימה בלתי אפשרית? לא ולא, זה בהישג יד. רוב הזמן התיבה שלי ריקה ובכל מקרה לא יהיו בה יותר מ- 2-3 מיילים. כך זה היום וכך זה היה בכל תפקיד קודם בו עבדתי, גם במקומות בהם המיילים נכנסו בקצב מהיר יותר מהציוצים של טראמפ.

 

למה זה חשוב לשמור על תיבת מייל נקיה ומסודרת?

כדי להיות פרודוקטיביים ולנהל נכון את הזמן שלנו, אנחנו צריכים סדר וארגון. כאשר יש לנו ערימת משימות, אנחנו נבהלים ולא עושים כלום. אותו דבר עם המיילים. כשמצטברים בתיבה מאות מיילים, נתקשה מאוד להבחין בין מה שחשוב למה שצריך למחוק. לא תהיה לנו שום אפשרות לתעדף את הטיפול במיילים, נפספס מיילים חשובים מלקוחות ולא ניתן להם את השירות הרצוי.

 

איך עושים את זה?

האמת היא שזה לא כל כך מסובך.

בפעם הראשונה זה תצטרכו להקדיש לענין זמן ומאמץ, אבל לאחד שתרוקנו את התיבה, כל מה שתצטרכו לעשות הוא להקדיש כמה דקות בכל יום לטיפול שוטף כדי להגיע למצב של תיבת מייל ריקה.

את המיילים נחלק לשלושה סוגים:

  1. מיילים שדורשים התייחסות ואי אפשר לטפל בהם מיידית – המיילים האלו צריכים להיכנס לרשימת המשימות לביצוע. אם אתם עובדים (ואני מקווה שכן) עם אפליקציה כלשהי בה אתם מנהלים את המשימות שלכם, צריך להעביר את תוכן המייל לאפליקציה הזו. אני נוהגת ליתר בטחון לשמור את המייל בספריה של ToDo שפתחתי בתיבה שלי ורק לאחר השלמת המשימה המייל עובר לארכיון.
  2. מיילים שדורשים התייחסות וניתן לעשות זאת בדקות ספורות – לדוגמה, מייל שעוסק בקביעת פגישה או אישור מועד לפגישה. במיילים כאלו אנו מטפלת מייד ומעבירה לארכיון (או לספריה המתאימה, תלוי בשיטת העבודה שלכם).
  3. מיילים שלא דורשים התייחסות או שהם ספאם – אפשר מיד למחוק או להעביר לספריה ייעודית. אם מדובר בדיוור שממילא לא רלוונטי לי, אני לא מתעצלת ולוחצת על "הסר", כדי לצמצם ככל הניתן את המיילים שרק מעמיסים ולא מעניינים אותי.

הסיפוק שתרגישו כל יום כשתראו את התיבה הריקה ותדעו שיש לכם שליטה מלאה על ההתכתבויות שלכם הוא עצום. זה שווה את המאמץ של הפעם הראשונה בה תצטרכו להתמודד עם הרבה מיילים. הידיעה שמכאן ואילך צריך רק כמה דקות ביום והמצב הזה יימשך, היא פרייסלס.

 

לסיכום: פרודוקטיביות וניהול זמן נכון הם לא רעיון ערטילאי אלא סט של כלים וכישורים שאתם יכולים לאמץ להתנהלות היומיומית שלכם.

לקריאה נוספת על ניהול זמן הקליקו כאן.